泰州市龙凤堂幸福童享基金会

档案管理办法

2020年5月15日通过

第一章  总则

第一条  本办法根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定制定。

第二条  为加强泰州市龙凤堂幸福童享基金会（以下简称“基金会”）的档案管理工作，提高归档的质量，充分发挥档案在反映基金会主要职能活动和基本历史面貌的查考和凭证作用，根据实际工作情况制定本办法。

第三条 本办法所称档案是指基金会在业务和管理活动中直接形成的具有保存价值的各种合同、协议、项目申报书等文书材料、照片、音像、出版物等形式的历史记录，包括人事档案和财务档案。

第二章  管理机制

第四条基金会档案工作由秘书处具体负责，落实专人兼职管理。

第五条 档案管理的主要职责是：

（一）制订基金会档案管理制度和实施办法，并负责监督、指导和检查执行情况。

（二）负责基金会各类档案、文件资料的接收、整理、分类、保管、利用、统计、鉴定和移交。

（三）负责监督指导各部门日常文件整理工作，组织完成基金会文件材料的立卷、归档，及必要的档案管理业务培训。

第六条 基金会统一举办的大型活动、实施救助项目等综合性工作，由负责此项工作的分管领导指定专人收集整理。专题档案应在此项工作结束后一个月内整理完成，并移交档案管理员。

第七条 档案整理以年度为单位，每年末，各部门提出档案整理清单，报分管领导审批后，由各部门业务员负责整理，于下一年度6月30日之前移交秘书处专职档案员。

第八条 档案工作列入基金会年度工作计划，明确档案管理人员岗位职责，并保持档案管理人员的相对稳定。

第三章 管理规范

第九条 归档范围

鉴于基金会目前工作现状，需要归档的文件材料包括以下几个方面：

(一）成立登记资料，登记证书、印章、票据等。

（二）综合管理，包括内部管理规章制度,工作计划、总结、项目报告等文件资料，以及大事记、年报、通讯、宣传册、年检报告、重要的电话记录、公章使用等信息资料。

（三）资助管理，包括各类资助管理制度、资助方信息、资助项目文档、资助项目评估报告、资助统计分析等资料。

（四）捐赠管理，包括捐赠管理制度、捐赠方信息、捐赠项目评估报告、捐赠统计分析等资料。

（五）合同协议，包括基金会与合作单位或个人签订的关于捐赠、合作、委托、承办等事项的协议书、合同书等。

（六）往来文件，包括基金会与外部单位形成的各种往来文书，外单位重要来文等文书。

（七）外事活动，包括外事管理制度，境外合作方信息，与国内外团体或个人在交流、合作、访问等活动中形成的材料。

（八）研究培训，包括研究报告、研讨会论文、评估报告、培训材料等。

（九）宣传活动，包括各类宣传、大型活动的策划方案、总结评估报告、讲话发言稿、新闻稿，以及在活动中形成或采集到的媒体报道剪辑、图片、声像等材料。

（十）财务管理，包括财务管理制度、会计政策、年度财务收支审计报告、财务统计分析等资料。

（十一）资产管理，包括资产管理制度、资产评估报告、资产统计分析等材料。

（十二）会议，包括理事会会议、参加各部门工作会议会议材料。

第十条整理原则

基金会文件实行“双套制”归档，即纸质文件归档时，应同时归档其对应的电子文件（包括扫描件）。归档率、完整率、合格率均应达到95%以上，以便利用查考。在纸质文件归档时，按照“年度—职能”的分类方案整理，将所有按照第七条的分类进行整理。其中，“其他类”仅为暂时存放难以归类的文件所用，不作为正式归档类别。

第十一条 应根据实际工作情况，编制科学、完整、相对固定的分类方案。同级类目的分类标准应保持一致，避免项内文件重复和交叉的情况出现。若出现归属不明确的文件，可暂时放入“其他类”，待分类明晰后转入所属类目。

第十二条 各类文书档案归档范围、不归档范围、保管期限和整理细则，按照《中华人民共和国档案法实施办法》执行。

第十三条档案接收

各部门应做好日常文件整理工作，及时归档，保质保量按时交接。综合档案室应在各类档案管理规范规定的时间内接收档案，并办理交接手续。

第四章 附则

第十四条 本办法由基金会一届三次理事会通过后执行。

第十五条本办法最终解释权归基金会秘书处。